ECM

Home / Services / ECM

ECM – Enterprise Content Management

ECM - contentHos Frays.Net mener vi, at ECM er hele fundamentet for digitalisering og automatisering af processer og arbejdsgange. Det er vores fornemmeste mission at dele vores viden om ECM med danske virksomheder.

Mulighederne er mange og det er et stort emne at tage hul på for mange virksomheder. Men vi har en metode – en vej der er lettere at forstå, lettere at komme i gang med og lettere at få kortsigtede gevinster med.

 

Hvorfor ECM?

Vi ser primært to årsager (drivere) til at virksomheder interesserer sig for ECM:

 

  1. Reducering af omkostninger
  2. Minimering af risici

Reducering af omkostninger

Med besparelser menes selvfølgelig en reel reducering af omkostninger til fx drift og medarbejdere, men vi tænker også på gevinsterne ved øget effektivitet og højere produktivitet.

 

De første besparelser der normalt opnås ligger i at medarbejdere sparer tid på at finde dokumenter, e-mails og andre relevante informationer. Dernæst ved at ECM-løsningen bliver integreret med et eller flere af virksomhedens øvrige systemer, der gør genfinding af relevant information endnu hurtigere og fejlmuligheder minimeres. Herefter vil det være optimalt at digitalisere de arbejdsgange der ligger omkring de digitale dokumenter og informationer. Hvis arbejdsgangene ikke også blev automatiseret under digitaliseringen, vil dette være værd at se på nu.

 

Faktisk mener vi at automatisering af processer er det ultimative mål med ECM.

 

Minimering af risici

Under dette punkt hører normalt kontrol og overvågning af processer og arbejdsgange, korrekt bevaring og rettidig sletning af information samt compliance og information governance.

 

For mange virksomheder er det vigtigt at have styr på viden, informationer og dokumenter. Hvis der bare er en lille smule sandhed i at “viden er guld”, så bør det behandles mere som sådan i stedet for som skrald. Det kan have alvorlige følger for virksomheder, ikke at have styr på sine digitale dokumenter og informationer. ECM kan være med til at sikre at fx dokumenter gemmes så længe loven eller anden regel kræver det, men ikke længere end loven tillader det. Denne disciplin kaldes i fagsprog for Records Management.

 

Se evt. også vores side om den nye Persondataforordning fra EU

 

De fleste virksomheder finder det besnærende at de som regel opnår både besparelser og minimering af risici.

 

Ingen viden, ingen gevinster

Det skal nævnes, at uden virksomhedernes medarbejdere er med på vognen, og kan finde ud af at bruge og udnytte de nye ECM-løsninger, så vil projektet med stor sandsynlighed ikke blive en succes. Måden man arbejder på i det daglige ændres ofte radikalt med ECM. Der er faktisk tale om et paradigmeskift, og det er derfor vigtigt at alle har den rette viden, og at forandringsledelse og god kommunikation ikke forsømmes. Læs evt. mere om vores kurser her: ECM Kursus

 

Frays.net kan rådgive din virksomhed om ECM og underliggende discipliner som fx data- og dokumentfangst, Business Process Management og Records Management. Vi holder altid gerne et gratis inspirationsmøde, så I på egen hånd kan være med til at se mulighederne.

 

Ring på 25 11 10 06 eller skriv til info@frays.net og hør nærmere om mulighederne med ECM.